Elektronik yazışma dönemi

‘Elektronik Yazışma Sistemi ’adlı proje yeni yıldan itibaren uygulanmaya başlanacak. Yenişehir İlçe Milli Eğitim Müdürlüğüne bağlı kurumlarda uygulanacak sistemin kurulum CD’leri okullara gönderildi.
Konuyla ilgili açıklama yapan İlçe Milli Eğitim Müdürü Osman Şeker, sistemin amacını ” İşlemlerin gerçekleşme zamanını azaltmak, maliyetleri düşürmek, kaliteyi yükseltmek ve güvenli iletişim kurmak.” olarak açıklıyor.

“Hedefimiz, kurumumuzdaki ve müdürlüğümüze bağlı kurumlarda evrak akışına en az maliyetle ve iş yükünü en az zamana indirerek sağlamak. Kurum içi tasarruf sağlamak ve kurum personelinden en üst düzeyde verim almak.” diyen Şeker, projenin hedef kitlesinin Yenişehir İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü ve müdürlüğe bağlı tüm kurumlar olduğunu söyledi.

Açıklamasını şöyle sürdürdü: “Proje sayesinde; telefon zinciri ortadan kalkacak. Her evrak kurumlara anında ulaşacak. Kurumlar arası haberleşme, sistem üzerinden sağlanacak. Kurumların telefon faturası, kâğıt ve kırtasiye masrafı, yazıcı ve fotokopilerde kullanılan toner masrafı azalacak.
Evrakların personel tarafından getirilip götürmesine gerek kalmayacağı için personelin yol masrafı olmayacak, evrak kayıt defteri otomatik olarak oluşturulacak. Evrakın kaybolması ya da deforme olma ihtimali ortadan kalkacak. Proje sonucunda, işlemlerin gerçekleşme zamanını azalacak, maliyetler düşecek, kaliteyi yükselecek, güvenli iletişim kurulacak.
Bu proje ile merkezdeki ana kurumun ve bağlı kurumların, gerek ana kurum ile gerekse kendi aralarındaki evrak alışverişinin ve günlük iletişiminin bilgisayar ortamında ve internet aracılığı ile yapılması amaçlanmış. Bu sayede iletişimin daha hızlı ve hatasız olarak yapılabilmesi mümkün olacaktır. Telefon zinciri gibi yöntemlere gerek kalmayacak. Ayrıca kurumların elinde bulunan bilgisayarlar ve çevre birimleri daha aktif olarak kullanılacaktır. Bilgisayarların ve bilgisayar ağlarının tüm hayatımızı etkilediği günümüzde, kamu kurumları internet sayesinde hızlı ve ucuz haberleşme imkânına kavuşmuş olacak.
Bu sistem ile elektronik ortamda hazırlanan dokümanlar gerekli kişilere onay için yine elektronik ortamda gönderileceği ve bu kişiler tarafından yine elektronik ortamda onaylanarak alıcılara ulaştırılacağı için kâğıt kullanımı minimum seviyeye inecek.
Bu sistem ile gönderilmek istenilen bir dokümanın aynı anda 1 veya 1000 alıcıya gönderilmesi arasında maliyet açısından hiçbir fark yoktur. Bu sayede çok sayıda alıcıya gönderilmek üzere aynı dokümanın fotokopi veya benzeri yöntemlerle çoğaltılmasına gerek kalmayacak. Aynı şekilde dokümanların alıcısına ulaştırılması için posta, fax, kurye ile teslim veya bir görevli ile yollama gibi işlemlere ve bu işlemler için yapılacak masraflara gerek kalmayacak.”